RGPD : L'exception de tenue de registre des traitements pour les PME – Mythe ou réalité ?

Que dit exactement le RGPD ?

Selon l'article 30 du RGPD, toutes les entreprises doivent en principe tenir un registre recensant leurs activités de traitement des données personnelles. Cependant, une exception est prévue pour les organisations de moins de 250 salariés, à condition que :

• Le traitement ne présente pas un risque pour les droits et libertés des personnes concernées,

• Le traitement soit occasionnel,

• Le traitement ne porte pas sur des données sensibles (comme la santé ou les opinions politiques), ni sur des condamnations ou infractions pénales.

La notion essentielle : le traitement « occasionnel »

C’est précisément cette notion de traitement « occasionnel » qui restreint fortement l’exception. En effet, un traitement occasionnel est défini comme une opération ponctuelle, non répétée, réalisée dans des circonstances spécifiques. Dès qu’un traitement devient régulier ou systématique, même à petite échelle, il ne peut plus être considéré comme occasionnel.

Dans la pratique quotidienne d’une PME, des traitements fréquents tels que la gestion des clients, des fournisseurs, des salariés, ou des opérations marketing ne peuvent pas être qualifiés d’occasionnels. Ainsi, l’exception prévue par le RGPD devient quasiment inapplicable à la réalité des PME.

Pourquoi l’exception n’est-elle pas si fréquente en réalité ?

En réalité, très peu d'entreprises peuvent se prévaloir de cette exception. Voici pourquoi :

• Gestion régulière du personnel : Toute PME gérant ses salariés traite systématiquement leurs données (contrats, paie, évaluations, etc.).

• Relations clientèles et marketing : Collecter et traiter régulièrement des informations de clients est au cœur même des activités commerciales.

• Facturation et comptabilité : Ce sont des traitements permanents, effectués toute l’année.

Dès lors que l’une seule activité régulière existe, l’obligation de tenir un registre s’applique à l'ensemble des activités.

Conclusion : Mieux vaut tenir un registre

Plutôt que de risquer une mauvaise interprétation de cette exception, il est préférable de se conformer à l’obligation de tenue d'un registre. Celui-ci n’est pas nécessairement complexe, mais il doit simplement répertorier clairement les traitements effectués, leur finalité, les catégories de données concernées, et les destinataires éventuels.

Cette démarche permet non seulement d’assurer une meilleure conformité au RGPD, mais aussi de maîtriser ses traitements internes, contribuant à renforcer la confiance de vos clients, collaborateurs et partenaires dans votre entreprise.